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Procédure

Comment une demande d’accès à des documents officiels doit-elle être faite?

La demande n’est soumise à aucune forme et peut ainsi être formulée soit par oral soit par écrit. L’autorité peut toutefois exiger que la demande soit faite par écrit (art. 48 LIPDA). Ce qui importe, c’est que le demandeur resp. la demanderesse indique de manière claire quel document il resp. elle aimerait consulter. L’autorité doit pouvoir identifier le document sans que cela demande un trop gros effort. Le demandeur doit par conséquent formuler sa demande de manière claire (art. 7 RèLIPDA).

A qui une demande doit-elle être adressée?

À l’autorité qui est en possession du document (art. 9 LIPDA).
Sous quelle forme l’autorité doit-elle répondre?
En principe, la loi (art. 14 al. 1 LIPDA) indique les possibilités suivantes:

  • la consultation sur place;
  • la confection de copies (1.- / copie);
  • l’envoi de copies.

Lautorité peut aussi donner oralement des renseignements sur le contenu dun document officiel si le requérant sen satisfait (art. 14 al. 2 LIPDA).

Les demandes orales font lorsque cela est possible l’objet d’une réponse orale ou électronique (art. 9 al. 1 LIPDA). Il convient de faire remarquer que l’accès par voie électronique ne peut être accordé que si linformation requise ne contient aucune donnée personnelle ou si les données personnelles peuvent être suffisamment bien protégées (art. 9 al. 3 LIPDA).

La transmission de documents officiels suite à des demandes faites par écrit s’effectue soit par le biais d’une consultation auprès de l’autorité compétente soit par la mise à disposition de copies (art. 9 al. 2 LIPDA).

Comment l’autorité doit-elle procéder si elle a lintention de limiter ou de refuser laccès à un document?

Elle doit en informer le demandeur. En même temps, elle doit lui indiquer quil dispose dun délai de dix jours pour demander louverture dune procédure de médiation auprès de la préposée à la protection des données (art. 52 LIPDA).

Qu’est-ce que le demandeur peut faire si l’autorité limite ou refuse laccès au document voulu?

Il dispose dun délai de dix jours pour demander louverture dune procédure de médiation auprès de la préposée (Art. 52 LIPDA). Lorsque louverture dune procédure de médiation nest pas demandée, la demande est classée par la prise de position de lautorité (art. 54 LIPDA).