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Informations officielles

Quels documents peuvent être consultés?

Seuls des documents officiels peuvent être consultés par des tiers ou communiqués par l’autorité. Selon l’article 3 alinéa 2 LIPDA, un document est considéré comme officiel lorsqu’il remplit cumulativement les trois conditions suivantes:

  • Le document doit se trouver dans sa version définitive.
  • Le document se trouve en possession d’une autorité.
  • Le document concerne l’accomplissement d’une tâche publique.

Quand ces trois conditions sont-elles concrètement remplies?

Stade définitif d’élaboration

Le document doit se trouver dans sa version définitive. Cela s’explique par le fait que les autorités doivent pouvoir conserver une certaine marge de manoeuvre et développer leurs projets avec la liberté nécessaire. Les malentendus, ambiguïtés et autres risques liés à la publication d’un document provisoire doivent en outre être évités (cf. Message relatif à la loi fédérale sur la transparence de l’administration (FF 2003 1840)). Le document a atteint son stade définitif d’élaboration lorsque l’autorité dont il émane l’a signé ou lorsque son auteur l’a définitivement remis à son destinataire (art. 13 al. 1 RèLIPDA).

Se trouver en possession d’une autorité

La notion d’autorité est définie concrètement à l’article 3 alinéa 1LIPDA. L’autorité doit soit être à l’origine de l’information, l’avoir en sa possession ou en être le destinataire. Ainsi ce ne sont pas que les documents rédigés par l’administration, mais également l’ensemble de ceux qu’elle a reçus de tiers non soumis au principe de transparence, qui sont concernés (cf. FF 2003 1825).

Concerner l’ccomplissement d’une tâche publique

Il est exigé que ces documents soient relatifs à l’accomplissement d’une tâche publique au niveau cantonal ou communal. Il peut aussi s’agir de documents privés se trouvant en possession d’une autorité, lorsqu’ils sont utilisés pour accomplir une tâche publique, comme par exemple en relation avec un processus décisionnel.

Qui a accès à des documents officiels?

En vertu de l’article 12 alinéa 1 LIPDA, toute personne a accès à des documents officiels. Ainsi prend naissance un droit individuel, subjectif qui n’est pas accordé par l’autorité, mais qui est en principe donné sans conditions préalables. Le demandeur ne doit par conséquent ni faire valoir un intérêt particulier, ni rendre un tel intérêt crédible. Le droit d’accéder à des documents officiels est ainsi accordé à chaque personne, indépendamment du fait de savoir s’il s’agit d’une suissesse ou d’un suisse, d’une étrangère ou d’un étranger, s’il est établi en Suisse ou à l’étranger ou s’il s’agit d’une personne physique ou morale (cf. FF 2003 1843). Ainsi naît en fait un droit d’accès général au public (principe de l’accès collectif: «access to one – access to all») (Stephan C. Brunner/Luzius Mader (Hrsg.), Öffentlichkeitsgesetz, Bundesgesetz über das Öffentlichkeitsprinzip der Verwaltung vom 17. Dezember 2004 (BGÖ), Art. 3, N 66, p. 75).

Le principe d’égalité «access to one – access to all» ne signifie pas pour autant qu’aucune autre loi ne puisse prévoir un droit d’accès privilégié pour certaines catégories de personnes comme par exemple des journalistes ou des partis politiques (cf. FF 2003 1844).

L’article 12 alinéa 1 LIPDA pose le principe du libre accès aux documents officiels. Cela signifie qu’il incombe à l’autorité concernée de prouver que le refus d’accorder le libre accès à un document officiel est justifié (cf. Stephan C. Brunner/Luzius Mader (Hrsg.), Art. 6, N 11, p.109).

Que convient-il de faire lorsqu’un document contient des données personnelles?

Lorsque le document officiel contient des données personnelles, celles-ci doivent, si possible, être séparées des autres informations ou rendues anonymes, sauf si la personne concernée a elle-même rendu ces données publiques (art. 13 al. 1 LIPDA).

Conformément à l’article 13, alinéa 2 LIPDA, lorsque l’autorité ne peut pas satisfaire aux exigences de l’alinéa précédent sans avoir à fournir un travail manifestement disproportionné ou techniquement impossible, l’accès aux documents contenant des données personnelles est régi selon les dispositions concernant la protection des données figurant aux articles 22 à 26 de la LIPDA.